ثبت سفارش کالا در گمرک چیست؟

یکی از مهمترین مراحلی که هر تاجر یا بازرگان برای انجام فرایند ترخیص کالا باید با آن باشد، ثبت سفارش کالا است. این مرحله از آن جهت که قانونی بودن فرایند واردات کالا را به اثبات می‌رساند، حائز اهمیت است و هر تاجر و بازرگانی لازم است پیش از شروع فعالیت تجارت برون مرزی خود به آن توجه کند تا بتواند بقیه مراحل ترخیص کالا را به خوبی پشت سر بگذارد. ثبت سفارش گمرکی درحقیقت فرایندی است که تاجر طی ارائه برخی اطلاعات خود و کالا سندی را تحت عنوان قانونی بودن واردات کالای خود دریافت می‌کند تا بتواند مرحله بعدی فرایند ترخیص کالا از گمرک را انجام دهد. برای آشنایی با چگونگی ثبت سفارش کالا در سامانه جامع امور گمرکی، مدارک مورد نیاز، هزینه‌ها و مراحل آن با ققنوس ترخیص همراه باشید.

آشنایی اولیه با ثبت سفارش کالا

ثبت سفارش کالا امروزه به صورت کاملا الکترونیکی و از طریق سامانه تجارت صورت می‌گیرد که امکان ثبت راحت‌تر اطلاعات و صرفه جویی در وقت و هزینه را برای صاحبان کالا و تاجران فراهم کرده است. شما به عنوان صاحب کالا یا حق العملکاری که وکالت قانونی دارد، موظف به ثبت اطلاعات لازم در سامانه تجارت هستید تا مجوز ثبت سفارش واردات کالا توسط سازمان توسعه و تجارت کشور صادر شود. این مجوز شامل یک کد هشت رقمی، تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی مجوز ثبت سفارش کالا است که واردکننده باید هنگام ترخیص کالا از گمرک با خود به همراه داشته باشد.

در واقع هر شخص حقیقی یا حقوقی به منظور ورود قانونی کالای خود لازم است ابتدا مجوز ثبت سفارش محصولات را از سازمان مربوطه اخذ کند تا بتواند فرایند ثبت سفارش گمرکی را انجام دهد. به بیان ساده‌تر صاحب کالا یا ترخیص کار باید مشخصات و اطلاعات کالای وارداتی را براساس پیش فاکتوری که از فروشنده دریافت کرده است در سامانه جامع تجارت به آدرس https://www.ntsw.ir وارد کند؛ البته توجه داشته باشید که مجوز ثبت سفارش کالا حدود 3 تا 6 ماه قابل استفاده است و در صورت عدم استفاده یا به پایان رسیدن مهلت باید تمدید شود. در ادامه به بررسی صفر تا صد ثبت اطلاعات در سامانه تجارت، اقدامات اولیه، مدارک مورد نیاز و هزینه‌ها خواهیم پرداخت.

اقدامات اولیه جهت ثبت سفارش گمرکی

به طور کلی برای ثبت سفارش گمرکی لازم است اطلاعاتی همچون اطلاعات محصول، تولید کننده خارجی، شرکت کشتیرانی خارجی، کشور مبدا، مقدار و ارزش کالا را طبق قوانین گمرکی موجود در سامانه جامع تجارت به ثبت برسانید و علاوه بر این هزینه‌های این فرایند را محاسبه و پرداخت کنید. بنابراین شناخت کافی و مشورت با افراد متخصص و کارشناسان حوزه واردات و صادرات کالا که به طور کامل به فرایند اداری، تشریفات گمرکی و مدارک مورد نیاز مسلط هستند، تاثیر بسزایی در جلوگیری از مشکلات احتمالی و هزینه‌های اضافی خواهد داشت.

همانطور که می‌دانید، فرایند ترخیص کالا، امور اداری و تشریفات مربوطه به دلیل پیچیدگی‌های خاص خودشان نیاز به آشنایی کامل و افراد متخصص دارند؛ به همین منظور پیشنهاد می‌کنیم از حق العملکاران یا ترخیص کاران مجرب و مسلط این زمینه کمک بگیرید تا تمام امور مربوط به ثبت سفارش کالا و تحویل کالا از گمرک را به بهترین شکل به پایان برسانید. بنابراین بهتر است پیش از هرگونه اقدام و قبل از شروع فعالیت تجاری خود در کنار مشورت با کارشناسان، به طور کامل با روند ثبت سفارش گمرکی که بسیار مهم است آشنا شوید.

سامانه جامع تجارت چیست؟

به منظور تسهیل امور بازرگانی و حذف کاغذ بازی‌های اضافه اداری، چند سالی است که فعالیت‌های معمول تجاری و ثبت مدارک و اسناد از طریق سامانه جامع تجارت به نشانی ntsw.ir صورت می‌گیرند و نیازی به مراجعه حضوری برای پیگیری فرایندهای رایج و معاملات بین المللی نیست.

سامانه‌های جامع امور گمرکی، جامع انبارها، شناسه کالا، سنجش اعتبار، جامع حمل و نقل، پرتال ارزی و یکپارچه سازی معاملات ارزی نیما از جمله مواردی هستند که در سامانه جامع تجارت قابل دسترسی هستند و می‌توانید به صورت کاملا الکترونیکی و آنلاین تمام امور مربوط به این فعالیت‌ها را در این سایت پیگیری کنید. اگر قصد یادگیری مراحل و چگونگی ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت را دارید، مراحلی که در ادامه معرفی می‌کنیم را به ترتیب دنبال کنید.

انواع ثبت سفارش کالا

ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت انواع مختلفی دارد که بهتر است به طور مختصر با هر یک از آنها آشنا شوید. ثبت سفارش دیداری، ثبت سفارش مدت دار، ثبت سفارش یوزانس، ثبت سفارش طبق صادرات و اعتبار اسنادی بدون انتقال ارز و ثبت سفارش واردات در برابر صادرات در صورت ارائه پروانه صادراتی معتبر از جمله انواع ثبت سفارش کالا هستند.

آشنایی با بخش‌های مختلف سامانه تجارت

سامانه تجارت به دو بخش اصلی فرامرزی و تجارت داخلی دسته بندی می‌شود و اگر قصد فعالیت در حوزه واردات و صادرات کالا را دارید، باید با فعالیت‌های مربوط به هر بخش آشنا باشید. لازم است بدانید اخذ مجوزهای لازم جهت ثبت سفارش گمرکی در بخش تجارت فرامرزی قرار می‌گیرند؛ بنابراین آگاهی از هر بخش برای تاجران و صاحبان کالا ضروری است.

تجارت فرامرزی

تمام فرایندهای مربوط به واردات، صادرات و ترانزیت کالا به بخش تجارت فرامرزی مربوط می‌شوند و این بخش در واردات کالا به 5 عملیات اصلی تقسیم می‌شود. 5 عملیات اصلی عبارتند از:

• عملیات‌های تجاری
• عملیات ارزی
• عملیات گمرکی
• عملیات‌های لجستیک بین المللی
• عملیات لجستیک داخلی

عملیات‌های تجاری شامل دریافت مجوزهای ورود و ثبت سفارش کالا می‌شود. عملیات‌ ارزی شامل اعلام منشا ارز می‌شوند و عملیات‌های گمرکی، اظهار کالا و ترخیص کالا را شامل می‌شوند. عملیات‌های لجستیک بین المللی حمل و نقل بین المللی کالا و عملیات‌های لجستیک داخلی، حمل و نقل داخلی کالا را شامل می‌شوند که بهتر است با این اصطلاحات گمرکی آشنایی کلی داشته باشید.

تجارت داخلی

طی مراحل آشنایی با فرایند ثبت سفارش کالا و امور گمرکی در سامانه تجارت خوب است بدانید که بخش تجارت داخلی سایت مربوط به تمام اطلاعات تجارت در داخل کشور است و همه این امور داخلی در این بخش انجام و پیگیری می‌شوند.

چگونگی ثبت نام در سامانه تجارت

همانطور که اشاره کردیم، یکی از مهمترین امور در زمینه واردات و صادرات کالا ثبت مشخصات آن است که در صورت تائید اطلاعات مجوز ترخیص کالا صادر خواهد شد. ثبت سفارش گمرکی اولین و مهمترین گام در فرایند ترخیص کالا است که باید در سامانه تجارت انجام شود؛ بنابراین برای ورود اطلاعات و مشخصات کالا در سایت لازم است در ابتدا با مراحل ثبت نام در سامانه تجارت آشنا شوید. برای واردات و صادرات کالا به سایت www.ntsw.ir توسط یکی از دو مرورگر فایرفاکس یا کروم مراجعه و مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:

• وارد سایت شوید و در قسمت بالا سمت چپ بر روی گزینه ثبت نام کلیک کنید.
• اگر قبلا در سامانه ثبت سفارش کالا ثبت نام کرده‌اید، گزینه در سامانه ثبت سفارش عضویت دارم را انتخاب کنید و اگر عضو نیستید، گزینه در سامانه ثبت سفارش عضویت ندارم را انتخاب کنید.
• نام، نام خانوادگی، کد ملی 10 رقمی، نام پدر، شماره شناسنامه، کد پستی 10 رقمی، تاریخ تولد، تلفن همراه، آدرس ایمیل و جنسیت را وارد کنید. لازم است در این مرحله پس از انتخاب کد کاربری و رمز عبور، تصویر پرسنلی خود را بارگذاری کنید.
• پس از ورود تمام اطلاعات و انتخاب نام کاربری، پیام تائید اطلاعات را مشاهده خواهید کرد.
• اگر شماره موبایل وارد شده در سیستم متعلق به صاحب کد ملی نباشد، لازم است با وارد کردن شماره موبایل کد اعتبارسنجی را دریافت و وارد کنید.

پس از ورود به سامانه تجارت لازم است برخی اطلاعات و اسناد لازم نظیر کارت بازرگانی را اپلود کنید و اطلاعات پروفایل خود را کامل کنید تا بتوانید در هر مرحله از فرایند ترخیص کالا مانند ثبت سفارش اجناس از این سامانه استفاده کنید.

ثبت سفارش کالا چگونه است؟

هر شرکت یا شخص وارد کننده پس از توافق با فروشنده کالا و عقد قرارداد با شرکت موردنظر، یک پیش فاکتور تحت عنوان پروفرما اینویس دریافت می‌کند که این پیش فاکتور توسط شرکت یا شخص فروشنده مهر و امضا شده است. پروفرما اینویس برای ثبت سفارش محصول و دریافت کد فیدای 10 رقمی جهت استعلام فروشنده کالا لازم و ضروری است. موارد زیر بخشی از اطلاعاتی هستند که باید در پیش فاکتور نوشته شده باشند:

• تمام اطلاعات خریدار و فروشنده
• تاریخ صدور و مدت اعتبار پیش فاکتور
• اطلاعا و مشخصات کامل کالا نظیر قیمت، مقدار، وزن، نوع بسته بندی و تعرفه گمرکی کالا
• کشور تولید کننده کالا
• شرایط انتقال کالا
• ارز معامله و شیوه پرداخت
• تعیین گمرک مبدا و مقصد

دریافت کد تعرفه کالای وارداتی، اخذ پروفرما از فروشنده کالا، تکمیل فرم ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت، دریافت تائیدیه سند ثبت سفارش کالا توسط کارشناسان مربوطه و دریافت بیمه نامه حمل و نقل کالا از جمله مراحل ثبت سفارش گمرکی هستند که به عنوان صاحب کالا یا حق العملکار گمرک باید انجام دهید.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت سفارش گمرکی

دریافت کارت بازرگانی، کد ثبت سفارش (کد کاربری و رمز عبور سامانه تجارت)، اوراق ثبت سفارش (3 برگه تایپ و امضا شده)، دریافت مجوزهای قانونی و لازم جهت اثبات قانونی بودن فرایند مانند مجوزهای بهداشت و استاندارد، ارائه اصل فاکتور فروش یا پروفرما و کپی آن در کنار ارائه بروشور جهت معرفی کالای وارداتی، مدارک و اسنادی هستند که برای ثبت کردن سفارش محصولات به آنها نیاز پیدا خواهید کرد.

هزینه ثبت سفارش کالا

هزینه ثبت سفارش محصول هم از دیگر موارد مهمی است که هر تاجر یا بازرگانی باید به آن توجه کند و آمادگی پرداخت به موقع آن را داشته باشد. این هزینه گمرکی برای همه نوع کالا یکسان است و ضرب نرخ ارز در مبلغ ارز کل پروفرم تقسیم بر 2000 مبلغ کارمزد دریافتی را به شما تحویل می‌دهد. مبلغ کارمزد به صورت انلاین و در سامانه ثبتارش محاسبه می‌شود و شما بعد از ورود به سامانه ثبت سفارش کالا و افزودن مبالغ خواسته شده این مبلغ را به صورت خودکار دریافت خواهید کرد.

مراحل ثبت سفارش گمرکی

تاجرانی که اقدام به واردات کالا می کنند، یکی از مراحلی که باید در راستای واردات کالا به کشور طی کنند انجام فرایند ثبت سفارش گمرکی می باشد که خود از مراحل گوناگونی تشکیل شده است، از این رو تاجران می توانند انجام فرایند پیچیده را به ترخیص کاران حرفه ای ما در گروه ققنوس ترخیص که از تجربه بالایی در این زمینه برخوردار هستند واگذار نمایند.

دریافت پیش فاکتور محموله تجاری از فروشنده و ثبت نام کردن تاجر در سامانه جامع تجارت و دریافت رمز ورود و نام کاربری از جمله مراحل ابتدایی ثبت سفارش کالا هستند؛ اما شما برای انجام فرایند ثبت سفارش گمرکی نیاز به گواهی امضای الکترونیکی دارید که دریافت این گواهی خود چهار مرحله دارد. این مراحل عبارتند از:

1. در قدم اول تاجران باید برای دریافت گواهی امضای الکترونیکی به سایت www.gica.ir  و بخش مربوط به صدور گواهی مرکز میانی عام مراجعه کرده، گزینه مربوط به متقاضیان گواهی الکترونیکی را انتخاب نموده و با وارد کردن مشخصات فرد حقیقی و یا حقوقی که در سامانه جامع تجارت یک حساب کاربری ایجاد کرده است فرایند ثبت نام را آغاز کنند.
2. در قدم دوم تاجران پس از وارد کردن اطلاعات مورد نیاز باید بر روی گزینه ثبت درخواست گواهی الکترونیکی کلیک کنند. این گواهی به مدت دو سال اعتبار دارد و در صورتی که تاجری برای دریافت آن وکیل خود را مامور دریافت این گواهی کند لازم تا در هنگام وارد کردن اطلاعات لازم بخش مربوط به اطلاعات نماینده نیز پر شود.
3. در قدم سوم تاجران باید برای پرداخت هزینه دریافت توکن یا همان گواهی امضای الکترونیکی با مراجعه به یک صفحه اینترنتی بانکی هزینه مربوط به این گواهی را پرداخت نمایند.
4. در گام چهارم تاجران باید برای دریافت توکن به صورت حضوری به یکی از دفاتر ثبت نام مراجعه کنند و با ارائه مدارکی چون کارت بازرگانی، کد رهگیری، اسناد مربوط به شرکت و نوع تجارت و … این گواهی را دریافت نمایند.

پس از دریافت گواهی امضای الکترونیکی، میتوانید با ثبت اطلاعات فروشنده خارجی در سامانه جامع تجارت، ثبت اطلاعات مربوط به محتوای محموله تجاری و مشخص کردن نوع روش حمل و نقل، این پروسه را به اتمام برسانید.

چرا برای انجام خدمات ثبت سفارش کالا در گمرک نیاز به یک حق العمل کار گمرک دارید؟

همان طور که در قسمت قبلی اشاره شد روند ثبت سفارش کالا از مراحل گوناگونی تشکیل شده است که هر کدام از این مراحل به اطلاعات مختص به خود نیاز دارد و برای انجام هر کدام از مراحل ثبت سفارش گمرکی تاجران باید به قسمت خاصی از سامانه جامع تجارت مراجعه کنند. این امر برای تاجران علی الخصوص تاجران تازه کار و کم تجربه امری دشوار بوده و ممکن است در هنگام ثبت سفارش گمرکی خطایی انجام دهند، از این رو بهتر است تاجران انجام این کار را به حق العمل کار و ترخیص کاران حرفه و مجرب ما در گروه ققنوس ترخیص واگذار نمایند.

کدام کالاها بدون ثبت سفارش می توانند ترخیص شوند؟

یکی از مراحل بسیار مهم در تجارت بین المللی مرحله ثبت سفارش کالا می باشد و انجام آن به دلیل صدور مدارکی چون اظهارنامه گمرکی بسیار مهم است. اما نکته قابل توجه در مورد ثبت سفارش گمرکی این است که بعضی از کالاهای وارداتی شامل طرح معافیت ثبت سفارش می شوند. از جمله کالاهایی که بدون ثبت سفارش ترخیص می شوند می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• کالاهای نمونه بار جهت بررسی و آزمایش
• کالاهای غیر تجاری
• هدایا
• کالاهایی که حهت شرکت در نمایشگاه ها وارد می شوند
• کالاهایی که در واقع به عنوان جبران ضایعات کالاهای وارداتی و با هدف کسر تخلیه به کشور وارد می شوند.
• کالاهایی که ملوانان، کادر کشتیرانی، کادر هواپیما، مشاوران خارجی، پیمان کاران و … با هدف مصرف شخصی وارد کشور می کنند.
• کالاهای وارداتی که از طریق پست وارد کشور شده اند و ارزش آن ها از نظر گمرک حداکثر دارای ۵۰ دلار ارزش دارند.
• کالاهایی که در سازمان انرژی اتمی و یا در نهاد های نظامی کاربرد دارند که برای ورود به کشور به تاییدیه وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح نیاز دارد‌.
• کالاهایی که جهت خدمات پس ازفروش، گارانتی و یا وارانتی دستگاه های موجود در کشور وارد می شوند.
• و …

سامانه های مشابه سامانه ثبت سفارش گمرکی در سایر کشورها

از آن جایی که روند ثبت سفار کالا با هدف نظارت و کنترل دولت بر جریان تجارت بین المللی راه اندازی شده است و مسئولین مربوطه می توانند با استفاده از این سامانه از جریان های قاچاق، احتکار کالا و هر گونه تخلفی از این قبیل جلوگیری نمایند.

بر همین اساس استفاده از سامانه ای با این قابلیت در اکثر کشورها با هدف نظارت دولت بر روند صادرات و واردات رایج می باشد. از جمله سامانه هایی که قابلیت مشابهی با با سامانه ثبت سفارش کالا دارند، می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• سامانه کنترل واردات مورد استفاده در اتحادیه اروپا
• سامانه اظهار نامه خودکار مورد استفاده در ایالات متحده آمریکا
• سامانه اطلاعات تجاری پیش از ورود مورد استفاده در کانادا
• و ….

هدف از راه اندازی سیستم الکترونیکی ثبت سفارش

در گذشته تمامی مراحل مربوط به ترخیص کالا از گمرک به صورت دستی و با حضور افراد در نهاد های گوناگون برای تهیه مدارک مورد نیاز انجام می شد که این مسئله بسیار زمان بر بود و همچنین سرعت روند ترخیص محموله های تجاری از گمرک را به شدت کند می نمود؛ این در صورتی بود که آمار واردات و  صادرات کالا در کشور و در کل ترخیص محموله های تجاری از گمرک روزانه روندی صعودی را طی می کرد.

از این رو در سال ۱۳۹۳ برای سرعت بخشیدن به روند ترخیص کالا از گمرک سامانه جامع امور گمرکی راه اندازی شد و از آن پس سیستم ثبت سفارش گمرکی کالا به صورت الکترونیکی در این سامانه انجام می شود. با راه اندازی این سامانه نه تنها روند ترخیص کالا از گمرک سرعت بیشتری گرفت بلکه روند نظارت و کنترل بر امار واردات و صادرات جلوگیری از قاچاق کالا با کیفیت بهتری انجام می شود.

جمع بندی

ثبت سفارش کالا همانند هر مرحله دیگری از فرایند ترخیص کالا بسیار حائز اهمیت است و نیاز به دقت بالایی دارد. برای ثبت درست سفارش گمرکی لازم است به عنوان یک تاجر موفق با چگونگی ثبت سفارش کالا، مدارک مورد نیاز و هزینه‌ها به طور کامل آشنا باشید و برای جلوگیری از بروز مشکلات قانونی و مالی از مشاوران و کارشناسان این حوزه کمک بگیرید. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر درباره خدمات ققنوس ترخیص، با کارشناسان ما در ارتباط باشید تا به طور کامل شما را راهنمایی کنیم.