تفاوت پروفرما و اینویس

در روند واردات و ترخیص کالاهای وارداتی از گمرک به مدارک مختلفی نیاز است. شناخت این مدارک و تفاوت هایی که دارند با توجه به تاثیری که در روند ترخیص می گذارند بسیار مهم است. به طور مثال شناخت تفاوت پروفرما و اینویس که همان شکل انگلیسی پیش فاکتور و فاکتور است با توجه به نقش این دو سند در روند ترخیص لازم است. شناخت اشتباه این دو سند یکی از مواردی است که می تواند روند ترخیص کالا از گمرک را دشوارتر از آنی که هست بکند.

آشنایی با تفاوت پروفرما و اینویس در روند ترخیص از مواردی است که باعث شده ققنوس ترخیص با توجه به سابقه درخشان خود در زمینه ترخیص و آگاهی از این دسته مشکلات اقدام به تهیه این مقاله و آموزش این مبحث به افراد تازه وارد در این حوزه نماید.

تفاوت پروفرما و اینویس در چیست؟

پیش فاکتور و فاکتور خرید محموله تجاری که در زبان انگلیسی به ترتیب به آن ها پروفرما اینویس (proforma invoice) و اینویس  (invoice) می گویند، دو مورد از مدارک بسیار مهم در روند تجارت بین المللی و واردات کالا است. این اینویس دو سند هر دو حاوی اطلاعات مهمی درباره محموله تجاری است و توسط فروشنده صادر می شود.

حتی به دلیل تشابه اسمی ممکن است برای تاجران این سوءتفاهم ایجاد شود که منظور از اینویس همان پروفرما اینویس می باشد، اما این باور اشتباه است. در این قسمت قصد داریم به معرفی تفاوت پروفرما و اینویس بپردازیم:

پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟

یکی از راه های  درک بهتر تفاوت پروفرما و اینویس شناخت هر یک از این دو سند به صورت جداگانه است. پروفرما اینویس یا همان پیش فاکتور که به آن پروفرما نیز گفته می شود یک سند تجاری است که فروشنده برای مطلع کردن خریدار از شرایط خرید محصولات خود آن را آماده می کند و در اختیار طرف مقابل قرار می دهد.

این سند تا مدت زمان محدودی پس از صدور اعتبار دارد؛ بنابراین طرفین قرارداد در صورتی که تصمیم نهایی خود را برای معامله گرفته اند باید تا قبل از پایان اعتبار پیش فاکتور که بر اساس آن مراحلی چون ثبت سفارش انجام شده است اقدام کنند.

پروفرما شامل اطلاعاتی همچون موارد زیر است:

• شماره فاکتور
• تاریخ ثبت فاکتور
• تعداد کالا
• وزن خالص و ناخالص
• نوع ترم اینکوترمز
• نام و مشخصات فروشنده و سازنده کالا
• شرایط پرداخت هزینه خرید
• زمان تحویل
• و …

اینویس چیست؟

اینویس یا همان فاکتور یک سند رسمی است. به غیر از تفاوت پروفرما و اینوس، یکی از شباهت های این دو سند مربوط به مرجع صدور آن ها است. این سند نیز همانند پیش فاکتور توسط فروشنده صادر می شود اما زمان صدور آن متفاوت است.

اینویس به عنوان یک سند رسمی مدرکی است که می توان با استفاده از آن به وصول وجه خرید کالا پرداخت و در هنگام حسابرسی برای تعیین میزان مالیات و عوارض گمرکی مربوط به محموله تجاری از آن استفاده کرد.

این سند اطلاعاتی مشابه پیش فاکتور دارد اما تفاوت پروفرما و اینویس باعث شده تا در صورت به نتیجه رسیدن معامله بین طرفین قرارداد صادر می شود و توسط فروشنده و خریدار امضا می شود.

این سند علاوه بر استفاده در موارد مالی در هنگام حمل و نقل به خصوص عبور محموله تجاری از کشورهای دیگر نیز اهمیت دارد. گمرک های کشورهای بین راهی با بررسی محتوای فاکتور از نوع محموله و ارزش آن مطلع می شوند. از جمله اطلاعات این سند می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ارزش کل محموله تجاری
• قیمت هر یک از کالاهای
• اطلاعات کامل صادرکننده
• اطلاعات کامل خریدار
• تعداد محصولات
• زمان تحویل محموله به خریدار
• تعیین ردیف محصولات
• و …

پروفرما چه زمانی صادر می شود؟

یکی از عوامل تفاوت پروفرما و اینویس در زمان صدور آن ها است. پیش فاکتور یا همان پروفرما اینویس اولین سندی است که توسط فروشنده برای خریدار صادر می شود. مسئله ای که باعث صدور این سند می شود به این صورت است که خریدار با استفاده از یک درخواست رسمی و کتبی نیاز خود را به محصول تولیدی فروشنده به همراه مقدار و نوع محصول اعلام می کند. در این شرایط فروشنده نیز با استفاده از صدور پیش فاکتور شرایط خود را برای فروش محصول تولیدی به خریدار اعلام می نماید.

فروشنده با ذکر اطلاعات چون وزن کالا، خدماتی که در ازای فروش این کالا به خریدار ارائه می شود، قیمت فعلی محصول و … شرایط خود را برای معامله به خریدار اعلام می کند. واردکننده نیز در صورتی که از ویژگی های کالا و شرایط تولیدکننده راضی باشد برای مذاکره با او اقدام می کند. البته لازم به ذکر است که وجود این سند برای انجام مراحلی چون دریافت مجوز ثبت سفارش کالا و انجام آن که لازم است تاییدیه آن قبل از ورود خرید نهایی کالا دریافت شود، الزامی است.

اهمیت پروفرما اینویس در ترخیص کالا

همان طور که در ابتدای مقاله نیز به این مسئله اشاره کردیم پیش فاکتور یا همان پروفرما اینویس یکی از مدارک بسیار مهم در روند ترخیص کالاهای وارداتی از گمرک کشور مقصد است. تفاوت پروفرما و اینویس در زمان صدور آن ها بر اهمیت دریافت پیش فاکتور برای انجام کارهایی که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد می افزاید:

• ثبت سفارش کالا: این مرحله نخستین قدم برای ترخیص محموله های وارداتی از گمرک است. در این مرحله واردکننده با استفاده از پیش فاکتور می تواند تمام اطلاعات مورد نیاز را در سامانه جامع امور گمرکی ثبت کند تا فرایند ثبت سفارش کالا انجام شود.
• تهیه مجوزهای مورد نیاز: برای دریافت مجوزهای لازم در روند ترخیص کالا از گمرک به این سند نیاز است. نوع مجوزها مربوط به نوع کالای وارداتی خواهد بود.
• تعیین مسیر گمرکی: اطلاعات درج شده در این سند کمک می کند تا از بین سه مسیر سبز، زرد و قرمز که برای بازرسی محموله های وارداتی استفاده می شوند یکی انتخاب شود.
• و …

سوالات متداول

جمع بندی

تفاوت پروفرما و اینویس از جمله موارد ریزی است که نیاز به دقت و توجه واردکنندگان دارد. پیش فاکتور سندی است که بر اساس آن مراحل مهمی مانند ثبت سفارش کالا و مجوزهای لازم در روند ترخیص صادر می شود. از طرفی دیگر عملیات هایی چون حسابرسی و تعیین ارزش مادی محموله های وارداتی بر اساس اطلاعات ثبت شده در اینویس یا همان فاکتور انجام می شود؛ بنابراین لازم است هر دو طرف قرارداد در هنگام تهیه و استفاده از این دو سند بسیار دقت نمایند.

ققنوس ترخیص با داشتن ترخیص کاران مجرب و حرفه ای از جمله شرکت های بازرگانی معتبر در کشور است. ترخیص کاران ققنوس ترخیص با آگاهی کامل از تفاوت پروفرما و اینویس و شناخت کاربردهای این مدارک از جمله افرادی هستند که واردکنندگان می توانند با خیال راحت فاکتور و پیش فاکتور محموله های تجاری خود را به آن ها واگذار نموده تا مرحله ترخیص کالا از گمرک را انجام دهند.