اولین سندی که در هر معامله تجاری بین المللی توسط فروشنده صادر میگردد، پروفرما اینویس است. در واقع پس از برقراری ارتباط دو طرف معامله با یکدیگر و توافقات نهایی، سندی تحت عنوان performa invoice توسط فروشنده برای خریدار ارسال میشود تا خریدار اطلاعاتی همچون نحوه پرداخت، نحوه انتقال، مقدار، نام، قیمت، شرکت سازنده کالا و.. را مورد بررسی قرار دهد. وجود پروفرما اینویس در بسیاری از امور بازرگانی نظیر ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا، خرید سهم از سیستم‌های بانکی ضروری است؛ بنابراین از آنجا که تنظیم دقیق پروفرما بسیار حائز اهمیت است، در ادامه به تحلیل و بررسی دقیق تمام جوانب آن خواهیم پرداخت.
پروفرما اینویس (performa invoice) چیست؟
پس از برقراری ارتباط بین دو طرف معامله به شکل مکاتبه یا رو در رو، توافقات نهایی انجام شده درباره نوع، قیمت، شیوه پرداخت، نام و نشانی فروشنده و خریدار، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا، مقدار نحوه حمل و نقل و قیمت کالا به صورت سند پروفرما از سمت فروشنده به خریدار ارسال میشود. در این سند تمام توافقات اولیه، مندرجات و محتویات آن به عنوان پایه خرید صورت گرفته قرار می‌گیرد؛ البته توجه داشته باشید که پروفرما اینویس هیچ تعهدی را به فروشنده و خریدار ارائه نمی‌دهد و امکان ارسال آن به تعداد نامحدود وجود دارد.
وجود performa invoice برای اطلاع شخص خریدار از شرایط فروشنده کالا مثل قیمت واحد، قیمت کلی، زمان تحویل و.. ضروری میباشد و دریافت آن برای انجام مراحل مختلف وارد کردن کالا به کشور همانند ثبت کالا، مراحل ترخیص کالا، ثبت سفارش کالا در سامانه جامع گمرکی، خرید سهم از سیستم‌های بانکی و گشودن اعتبار اسنادی نیز لازم است. علاوه بر این موارد جهت شرکت در مناقضات و مزایده‌های بین المللی نیاز به دریافت پروفرما یا پیش فاکتور دارید.
تنظیم دقیق فاکتور اهمیت زیادی دارد و در کاهش زمان انجام معامله بسیار تاثیرگذار است. به عنوان مثال اگر اطلاعات تکمیل شده در پروفرما جهت گشایش اعتبار اسنادی به طور دقیق، صحیح و کامل درج نشده باشند، ممکن است پس از گشایش و ابلاغ اعتبار نیاز به اصلاح و تغییر آن باشد؛ به همین منظور ما در ققنوس ترخیص سعی کرده‌ایم به تمام نکاتی که باید بشناسید و مواردی که باید در تنظیم پروفرما اینویس قرار دهید، بپردازیم تا معاملات تجاری و بین المللی موفقیت آمیزی داشته باشید.
نگاهی کلی به مواردی که باید در پروفرما اینویس درج شوند
همانطور که اشاره کردیم پس از مذاکره دو طرف قرارداد با یکدیگر درباره مسائل و شرایط مختلفی همچون قیمت و نوع کالا، خریدار از فروشنده درخواست ارائه performa invoice می‌کند تا با بررسی آن تغییرات لازم یا تائید نهایی را ذکر یا ارسال کند. مشخصات دقیق کالا، مقدار کالا، نوع کالا، شرایط حمل و تحویل کالا، نحوه پرداخت، نوع ارز، مشخصات کامل حساب بانکی فروشنده، مدت زمان اعتبار پروفرما اینویس، شماره پروفرما، کشور مبدا حمل، نام و آدرس فروشنده و خریدار، مقصد نهایی کالا، شماره تعرفه گمرکی کالا، خدمات پس از فروش، هزینه تخلیه کالا، اسناد خواسته شده توسط خریدار و تاریخ از جمله مواردی هستند که باید به طور دقیق در این سند برای ارسال به خریدار درج شوند.
بررسی دقیق مندرجات performa invoice
درج دقیق و بدون اشتباه اطلاعات در پروفرما اینویس برای جلوگیری از کند شدن روند انجام فرایندهای مختلف نظیر ترخیص کالا یا ثبت سفارش کالا و بروز مشکلات احتمالی مابین دو طرف معامله بسیار حائز اهمیت است؛ به همین منظور در ادامه برخی از مندرجات پیش فاکتور را به طور کامل بررسی می‌کنیم.
مدت زمان اعتبار
در حقیقت پروفرما اینویس نوعی فاکتور است که توسط فروشنده قیمت مشخص و شرایط تعیین شده کالا را به خریدار اعلام می‌کند. یکی از نکات مهم در معاملات تجاری بیان مدت زمانی است که خریدار می‌تواند به فروشنده جهت خرید مراجعه کند؛ در واقع به این شکل فروشنده مدت زمان اعتبار شرایط مورد نظر خود را اعلام می‌کند. مدت زمان اعتبار پروفرما اینویس جهت گشایش اعتبار اسنادی نیز می‌تواند مهم باشد؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم حتما در آن ذکر شود.
نام کالا
نام کالا، جنس و توصیف آن از مهمترین مواردی هستند که باید به طور دقیق و کامل در performa invoice درج شوند. درج اسم کالا برای شناسایی، ارزیابی در گمرک جهت ترخیص کالا و طبقه بندی بسیار مهم است و در برخی مواقع، فروشنده حتی تعرفه 8 رقمی کالا را در پیش فاکتور ذکر می‌کند.
مقدار کالا
به طور معمول قیمت و شروط اعلام شده توسط فروشنده به مقدار کالای خریداری شده بستگی دارد، به همین دلیل لازم است در پروفرما اینویس قیمت و شرایط تعیین شده نظیر واحد شمارش کالا، وزن، تعداد و حجم کالا به طور کامل مشخص شود.
قیمت کالا
یکی از مهمترین نکاتی که در پروفرما اینویس درج میشود، قیمت کالا است. در واقع قیمت به مقدار زیادی به شرایط معامله بستگی دارد؛ به همین منظور معمولا پس از تعیین برخ شرایط و توافقات مطرح میشود. قیمت واحد و قیمت کل دو صورت از بیان قیمت کالا در performa invoice هستند. اگر پیش فاکتور شامل چند کالا باشد، قیمت واحد هر قلم در یک ستون زیر هم درج میشود و از طریق طریق ضرب قیمت واحد در تعداد کالا، قیمت کل اقلام به دست خواهد آمد.
کرایه حمل
اگر طبق توافقات انجام شده فروشنده موظف به انجام هماهنگی‌های لازم جهت حمل و نقل و پرداخت کرایه آن است، لازم است مبلغ مورد نظر جهت پرداخت هزینه‌های این امور در پروفرما مشخص شود. در این حالت فروشنده علاوه بر ذکر قیمت کل و قیمت واحد، هزینه حمل را نیز به صورت جداگانه درج می‌کند.
کشور و کارخانه سازنده
ممکن است در برخی شرایط امکان خرید مستقیم از سازنده کالا نباشد و خریدار مجبور به خرید از واسطه‌ها شود یا به دلیل شکل گیری شرکت‌های چند ملیتی شاهد مشارکت چند کشور در ساخت یک محصول باشیم؛ به همین منظور لازم است در اظهارنامه‌های گمرکی نام کشور مبدا و طرف معامله به صورت جداگانه ذکر شود. جهت تکمیل فرم اظهارنامه گمرکی، کشور سازنده را در خانه‌های 10 و 16 و کشور صادرکننده را در خانه 11 و 15 درج کنید.
نوع ارز
از آنجا که خریدار و فروشنده در حال انجام یک معامله تجاری بین المللی هستند، لازم است نوع ارز جهت پرداخت مبلغ توافق شده را اعلام نمایند. به طور معمول نوع ارز را فروشنده تعیین می‌کند اما خریدار نیز باید آن را بپذیرد و مورد توافق هر دو طرف باشد. در این مسیر به محدودیت‌های بانکی و رویه‌های حقوقی بسیار دقت کنید.
مشخصات بسته بندی
بسته بندی محصولات صادراتی باید متناسب با جنس و وزن کالا، میزان فاصله، نوع حمل و مسیر هوایی، زمینی یا دریایی بودن آن باشد؛ به همین دلیل بسته بندی باید به گونه‌ای انجام شود که در طی مسیر انتقال دچار آسیب و خسارت نشود. علاوه بر این، یکی از مهمترین نکات، انتخاب نوع بسته بندی مناسب با فرهنگ و سلیقه هر کشوری است که باید حتما لحاظ شود. چنین نکاتی باید میان خریدار و فروشنده مشخص شوند و به طور کامل جهت بررسی بهتر در پروفرما اینویس یا فاکتور درج شوند.
مشخصات نحوه حمل و نقل کالا
تعیین نوع، مبدا، مقصد و وسیله حمل (کشتی، کامیون، هواپیما، قطار و خطوط لوله) از جمله مواردی هستند که بهتر است در پروفرما جهت استفاده در مراحل ترخیص کالا و سایر امور گمرکی ذکر شوند. از آنجا که نوع وسیله نقلیه جهت انتقال کالا در قیمت کل بسیار تاثیرگذار است، لازم است به طور کامل و صریح توسط فروشنده درج شوند.
نحوه پرداخت
تعیین نوع یا شیوه پرداخت و مدت زمان آن نیز یکی دیگر از مهمترین نکاتی است که باید در پروفرما اینویس اعلام شوند. خرید به شیوه حساب یا خرید نسیه، پیش پرداخت، خرید با استفاده از برات بدون تعهد و خرید با گشایش اعتبار اسنادی، 4 روش اصلی پرداخت در معاملات تجاری بین المللی هستند که حتما باید درج شوند. نام شرکت فروشنده، نام شرکت خریدار، تاریخ پروفرما و اطلاعات بانکی از دیگر مواردی هستند که باید با توافق دو طرف در performa invoice همراه با شرایط تعیین شده، ذکر شوند.
کاربردهای پروفرما اینویس
پروفرما اینویس در کشور ما جهت ارائه به سازمان‌های مختلف و انجام امور گمرکی نظیر ترخیص کالا کاربرد دارد. ارائه پروفرما به بانک جهت دریافت تسهیلات ارزی و انتقال وجه، ارائه به سازمان تخصصی مربوطه برای دریافت مجوزهای ضروری ترخیص کالا و انجام ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت به آدرس www.ntsw.ir از مهمترین کاربردهای پیش فاکتور هستند. توجه داشته باشید هر کالایی برای ورود به کشور باید در سامانه تجارت ثبت شود؛ بنابراین اخذ پروفرما اینویس از ضروری‌ترین موارد است. اگر به عنوان خریدار قصد واردات کالا را دارید، پس از ثبت سفارش و تائید آن توسط سازمان صمت میتوانید طبق توافقات ذکر شده در پروفرما توسط فروشنده کالا، اقدام به خرید کالا کنید.
دلایل استفاده از پروفرما اینویس
یکی از مدارک مهمی که در زمینه تجارت بین المللی، واردات و ترخیص کالا مورد استفاده قرار می گیرد پروفرما اینوس یا همان پیش فاکتور محموله تجاری وارداتی به کشور می باشد. این مدرک با توجه به اطلاعاتی که در آن درج می شود کاربردهای زیادی دارد که یکی از این موارد در هنگام انجام فرایند ثبت سفارش کالا می باشد، که در این مرحله تاجر یا وکیل او با استفاده از اطلاعات درج شده در پیش فاکتور اطلاعات خواسته شده در سامانه جامع امور گمرکی را وارد کرده و برای دریافت کد ثبت سفارش اقدام نمایند.
تفاوت پروفرما و پروفرما اینویس در چیست؟
شاید این سوال برای شما نیز ایجاد شده باشد که تفاوت پروفرما و پروفرما اینوس یا همان فاکتور و پیش فاکتور خرید در چیست؟ پروفرما اینوس مدرکی است که تاجران قبل از نهایی شدن یک معامله تجاری از فروشنده دریافت می کنند. در واقع هدف تاجران از دریافت پیش فاکتور تعیین ارزش کردن محموله تجاری است که قصد خرید آن را دارند، فروشنده در این سند نوع کالا، تعداد کالاها، کشور سازنده، اطلاعات خود و خریدار را به همراه تاریخ اعتبار برای پیش فاکتور درج می کند و آن را به خریدار می دهد، سپس خریدار می تواند تا زمانی که این سند اعتبار دارد برای تعیین ارزش محموله تجاری اقدام نماید.اما پروفرما یا همان فاکتور در مقایسه با پروفرما اینوس یا پیش فاکتور متفاوت است. پروفرما در واقع یک سند تجاری به حساب می آید که پس از نهایی شدن معامله خرید و فروش بین خریدار و فروشنده از طرف فروشنده صادر شده و به خریدار واگذار می شود.
نکاتی که در پروفرما باید ذکر شوند
فاکتور و پیش فاکتور خرید کالا یا همان پروفرما و پروفرما اینوس از جمله مدارک مهم در امر تجارت بین المللی هستند زیرا اطلاعات مهمی در این دو سند تجاری درج می شود از این رو در هنگام دریافت پروفرما نیاز است خریدار کالا به یک سری نکات در این سند توجه نماید:
- زمان اعتبار پروفرما
- نام و مقدار کالا
- قیمت کالا
- نوع و هزینه حمل و نقل
- نوع ارز
- و ….
خلاصه ای از اسناد و مدارک لازم برای ترخیص کالا
برای ترخیص کالا از گمرک به مدارک گوناگونی نیاز است که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- پروفرما و پروفرما اینوس
- بیمه نامه
- بارنامه
- اظهار نامه گمرکی
- قبض انبار
- گواهی نامه بازرسی کالا
- گواهی ترخیصیه
- فهرست عدل بندی
- گواهی نامه استاندارد
- پروانه سبز گمرکی
- مجوزهای مورد نیاز با توجه به نوع محموله تجاری وارداتی
کلام پایانی
به طور خلاصه، پروفرما اینویس (performa invoice) سندی است که برای معاملات تجاری بین المللی استفاده میشود و تمام اطلاعات لازم دو طرف معامله و کالا مانند نوع، قیمت، مقدار کالا، تاریخ تحویل، آدرس و نشانی فروشنده و خریدار، شیوه پرداخت و نحوه حمل و نقل در آن درج شده‌اند تا با ارائه پروفرما به سازمان‌های مربوطه امکان انجام اموری همچون ترخیص کالا، گشایش اعتبار اسنادی و ثبت سفارش کالا فراهم شود؛ بنابراین یکی از مهمترین و کاربردی‌ترین مدارک طی انجام امور و معاملات تجاری است و باید با دقت زیادی تنظیم شود. پیشنهاد می‌کنیم شرکت ققنوس ترخیص را جهت کسب راهنمایی و اطلاعات در زمینه واردات و صادرات کالا در نظر داشته باشید و با استفاده از خدمات ما در حوزه ترخیص کالا از گمرکات کشور و ثبت سفارش بازرگانی حضوری موفق در تجارت خود داشته باشید.
پروفرما اینویس توسط چه کسی صادر میگردد؟
اولین سندی که در هر معامله تجاری داخلی و بین المللی توسط فروشنده صادر میشود، پروفرما اینویس است. این سند با توافق دو طرف معامله از فروشنده به خریدار ارسال خواهد شد.
استفاده از performa invoice چه ضرورتی دارد؟
از این فاکتور میتوان جهت خرید سهم از سیستم‌های بانکی، گشایش سند اعتباری، انجام مراحل ترخیص کالا از گمرک و ثبت سفارش کالا استفاده کرد.
چه زمانی میتوان اقدام به خرید نهایی کالای خارجی کرد؟
پس از انجام توافقات با فروشنده، ارسال اظهارنامه به سازمان صمت و در نهایت تائید آن توسط سازمان میتوانید طبق پروفرما مراحل خرید را تکمیل کنید.
چه مواردی در پروفرما درج میشوند؟
مدت زمان اعتبار پروفرما، تاریخ، شیوه پرداخت، نحوه عمل و نقل، مشخصات بسته بندی، مشخصات کامل کالا و نام و نشانی فروشنده و خریدار از جمله مواردی هستند که باید در آن ذکر شوند.
